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信息化助推企業(yè)高效辦公

——記市場(chǎng)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線試運(yùn)行

文│集團(tuán)籌建辦公室 陳興洋

在公司各位領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)下，由集團(tuán)籌建辦公室和市場(chǎng)部通力合作并在其他相關(guān)部門大力協(xié)助下，市場(chǎng)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)于2020年9月16日正式上線試運(yùn)行。

系統(tǒng)著重解決公司項(xiàng)目投標(biāo)備案流程長(zhǎng)、過(guò)程審核復(fù)雜、各部門信息推送不及時(shí)、實(shí)時(shí)跟蹤開(kāi)標(biāo)時(shí)間難等系列問(wèn)題。在充分吸取各單位、各部門項(xiàng)目管理使用人員的要求和意見(jiàn)的前提下，由集團(tuán)籌建辦公室統(tǒng)籌，歷時(shí)半年多，設(shè)計(jì)出了一套主線業(yè)務(wù)結(jié)合支線業(yè)務(wù)的流程，從項(xiàng)目備案開(kāi)始到工程合同評(píng)審結(jié)束，所有業(yè)務(wù)可通過(guò)電腦端和手機(jī)端進(jìn)行發(fā)起和處理，實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、數(shù)據(jù)化、無(wú)紙化，真正實(shí)現(xiàn)高效、便捷辦公。市場(chǎng)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)從設(shè)計(jì)到試運(yùn)行至今，走過(guò)了不平凡的歷程。

在2020年9月15日之前，關(guān)于市場(chǎng)管理信息系統(tǒng)專題會(huì)議就開(kāi)展了三次，表單討論會(huì)、流程討論會(huì)、流程演示會(huì)，各種調(diào)研會(huì)議10余起。每次會(huì)議都是經(jīng)過(guò)與會(huì)人員充分討論，廣泛征求意見(jiàn)的情況下，最后由分管領(lǐng)導(dǎo)陽(yáng)為和總經(jīng)理向興林最后確認(rèn)。

2020年9月15～16日，組織各單位、各部門開(kāi)展市場(chǎng)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的培訓(xùn)會(huì)議共計(jì)三場(chǎng)，總?cè)藬?shù)達(dá)160余人次，培訓(xùn)會(huì)通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)進(jìn)行，分公司及內(nèi)控部分人員通過(guò)視頻會(huì)參加培訓(xùn)。通過(guò)系統(tǒng)操作結(jié)合用戶操作手冊(cè)進(jìn)行講解，從用戶登陸、首頁(yè)空間、業(yè)務(wù)操作、常用功能等方面，最后進(jìn)行互動(dòng)答疑，在培訓(xùn)結(jié)束后線上考試了解培訓(xùn)人員的掌握程度，使用戶能快速理解市場(chǎng)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)。培訓(xùn)會(huì)由集團(tuán)籌建辦公室信息專責(zé)陳興洋主講。

自系統(tǒng)試運(yùn)行至今，各單位、各部門積極反饋使用建議，我們?cè)诮Y(jié)合項(xiàng)目管理對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行多次優(yōu)化，其中增加業(yè)務(wù)表單2次，表單和流程優(yōu)化40多次。試運(yùn)行生成數(shù)據(jù)：項(xiàng)目備案庫(kù)121條，業(yè)務(wù)流程發(fā)起462條。已全面完成項(xiàng)目前期業(yè)務(wù)管理的線下到線上運(yùn)行的過(guò)度。

系統(tǒng)試運(yùn)行半個(gè)月以來(lái)，已收到多個(gè)單位或部門的好評(píng)，評(píng)價(jià)最直接是辦事效率大大提高，減少了辦公場(chǎng)地分散往返擔(dān)擱的時(shí)間，滿足各層級(jí)人員的管理要求和使用需求。這些離不開(kāi)前期調(diào)研工作的細(xì)致，廣泛征求不同層級(jí)多用戶的意見(jiàn)，并考慮在實(shí)際過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)在系統(tǒng)中如何處理。系統(tǒng)設(shè)計(jì)以方便用戶操作為原則，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目備案的有效管理為目標(biāo)，結(jié)合異地辦公、無(wú)紙化、多端口和及時(shí)性辦公的需要，才加速推進(jìn)了系統(tǒng)的上線，后續(xù)的工作中，集團(tuán)籌建辦公室將做好系統(tǒng)維護(hù)和服務(wù)，同時(shí)推進(jìn)項(xiàng)目規(guī)范化管理的其他部分內(nèi)容盡快上線運(yùn)行，早日實(shí)現(xiàn)公司“四化”管理的目標(biāo)而不懈努力！